mailto: payer@hdm-stuttgart.de
Cito como / Zitierweise / cite as:
Payer, Margarete <1942->: Cooperación en red : experiencias de 20 años. -- Versión de / Fassung vom 2002-02-15. -- URL: http://www.payer.de/einzel/cooperacion.htm
Traducción del aleleman / Übersetzung ins Castellano: Claudia Kuruner
Primera publicación / erstmals veröffentlicht: 2002-02-15
Ultima revisión / letzte Überarbeitung:
Ocasión / Anlass: La Pazer Bibliothekstage. -- La Paz, Bolivia, 2001-10-24 - 26
©opyright: Se autoriza la reproducción parcial o total del este texto, siempre que se indique la fuente / Nichtkommerzielle Verwertung mit Quellennachweis gestattet
Estimados colegas:
Primero quiero contarles de mis experiencias con la cooperación en red, en la cual colaboro hace más o menos 20 años. Soy parte de uno de los grupos de aquella red que toman decisiones. El grupo de trabajo al cual pertenezco hace 17 años, es responsable para la catalogación.
Se trata de la red de bibliotecas del Suroeste de Alemania a la cual hoy en día pertenecen más o menos 600 bibliotecas de 4 Estados Federados ( un Estado Federado en la organización es comparable con un Departamento) La red empezó como una red de catalogación con 4 grandes bibliotecas científicas. Una de ellas, la biblioteca universitaria de Constanza ya había hecho su aporte en su momento con sus existencias de datos digitales. Por esta razón nos fue posible empezar ya con millón de títulos en la base de datos. Hoy en día, a parte de las grandes bibliotecas centrales de universidad, las demás bibliotecas universitarias, las bibliotecas de los Estados Federados y las bibliotecas especializadas también participan los centros de documentación y las bibliotecas particulares de empresas.
La red es financiada por los ministerios de los Estados Federados. Originalmente la parte gubernamental había esperado que por la introducción del proceso de datos (computación) se pueda reducir el personal. Y si bien es cierto que gracias a la red realmente se aceleraban varias fases de trabajo (en 1983 un libro tenía que esperar hasta un año hasta ser catalogado, hoy ese proceso es inmediato), al mismo tiempo cada vez estábamos más conscientes de la importancia del servicio al usuario, y por lo tanto llegamos a la conclusión de que sí los bibliotecario todavía son requeridos.
Las experiencias de la cooperación en red muestran, que algunas tareas importantes estándar pueden ser administradas muy bien con la red, otras sin embargo se arreglan mejor a nivel local. Ahora quiero referirme más bien a las usuales tareas estándar.
He tomado esta tarea en primer lugar, porque - hasta donde yo puedo ver - la catalogación a nivel mundial era el punto de partida para las redes. En Alemania primeramente se trataba de una catalogación alfabética, recién más tarde se añadió una catalogación clasificada. Hoy en día ya no es racional que en cada biblioteca se recopile datos idénticos y que se maneje un catálogo propio. Es decir que uno ahora cataloga a una base de datos conjunta y también mantiene esa base de datos, es decir que yo me siento a mi computadora en Tübingen, tengo el libro en cuestión a mi lado, me inscribo (to log in) con mi clave a la base de datos de Contanza, donde se encuentra la central y reviso si los datos de catalogación ya han sido introducidos por otra persona. Si es que los datos ya existen, solamente añado mis datos locales (p.ej. la signatura, o el número de ejemplares que yo poseo) y con eso termino. Si es que los datos todavía no existen, yo misma tengo que escribir la entrada del título y la próxima biblioteca tiene el beneficio.
De esta manera hay bibliotecas que ya no tienen que hacer el 80% de sus entradas. Otras, que tienen muchas entradas especializadas, pueden encargarse hasta ei 40%. (En los Estados Unidos para muchas bibliotecas es aún mejor la situación: ya que allí las bibliotecas universitarias normales tiene casi las mismas existencias como las bibliotecas públicas, la transferencia de datos es hasta del 95%).
El beneficio que uno tiene con la catalogación clasificada conjunta, es todavía más grande, ya que aquí puede uno confiar en el conocimiento de las diferentes bibliotecas: ninguna de nuestras bibliotecas puede darse el lujo de tener expertos en todos los campos de la ciencia, es decir que se hace la catalogación clasificada donde se encuentra el experto. Si p.ej. en la BU (biblioteca universitaria de Constanza se debe trabajar en un libro en la materia de indoiogía, se entrega la catalogación clasificada a Tubingen, ya que debido a la colección especial allí se encuentra un indólogo. Eso por supuesto también vale para las bibliotecas dentro de una universidad, es decir que p.ej. si la Biblioteca Central de la Facultad de Ingeniería de la UMSA trabaja en un libro especializado en arquitectura, la catalogación especializada debería hacerse en la Biblioteca Especializada de Arquitectura y Artes. (Para ello en nuestra red podemos añadir una nota a la entrada del título y escribir la dirección correspondiente - prácticamente una especie de correo electrónico que se añade a la entrada.)
Cuan más uno se acostumbra de trabajar con un catálogo digital, más uno desea, que los catálogos de papel viejos sean introducidos a la base de datos. Según la calidad de los catálogos antiguos se utilizan los diferentes caminos: en muchos casos los escritos y papeles antiguos son de tan mala calidad que uno no puede utilizar el método del escaneo. En nuestra red entre tanto se han digitalizado los catálogos antiguos con las existencias hasta 1850 de las importantes bibliotecas mediante la copia escrita. Ahora las otras bibliotecas en general pueden acoplarse con sus libros antiguos a los datos ya recopilados. Según la capacidad de personal ahora también se recopilan los antiguos catálogos con sus existencias entre 1850 y 1980 o más bien de 1990.
Hasta el momento principalmente he hablado sobre los beneficios que obtienen las bibliotecas al tener un catálogo conjuntamente elaborado. Lo decisivo sin embargo es, que debido a este catálogo conjunto se mejoró considerablemente el servicio para el usuario:
Si una biblioteca no tiene en su poder un libro deseado por el usuario, puede utilizar el servicio del préstamo a larga distancia. Para ello antes se tenía que rellenar una papeleta con el deseo de libros y se lo mandaba al catálogo central de Stuttgart. Este catálogo de fichas se rellenaba en todas las bibliotecas de la región, al hacer una copia de las fichas de sus catálogos. En el catálogo central se revisaba si y donde existía un libro en la región para luego mandar el deseo a la biblioteca dueña del libro respectiva. Hoy en día eso es mucho más fácil: la biblioteca del usuario o el usuario mismo buscan en el catálogo de la red e inmediatamente mandan el pedido de libros a la biblioteca que tiene el libro. Los catálogos de otras redes alemanas también son accesibles mediante el Internet. En nuestro Estado Federado incluso hay así llamados vehículos para los libros que se encargan del transporte de biblioteca a biblioteca. La utilización de un catálogo conjunto para el préstamos a larga distancia por supuesto que recién se dio después de algunos años. Ya que entre tanto la base de datos dispone de más de 8 millones de entradas de títulos con más de 20 millones de pruebas de ubicación (es decir qué biblioteca tien qué), una gran parte de los pedidos a larga distancia pueden ser utilizados mediante el catálogo de red.
Algunos pedidos que antes tenían que ir el camino complicado del préstamo a larga distancia, hoy en día se obvian ya que también a nivel de ciudades se pueden ofrecer catálogos conjuntos (esto también son copias digitales de la base de datos grande) de manera que el usuario puede ver él mismo en qué biblioteca (p.ej. en Stuttgart) está su libro deseado. Entonces en vez de p.ej. ir a la Biblioteca de la Universidad se va a la Biblioteca de los Estados Federados o la la Biblioteca de la ciudad de Stuttgart. Esto también podría imaginármelo muy conveniente para La Paz.
En nuestra red también es posible mandar la orden de adquisición mediante la base de datos grande. La experiencia sin embargo ha mostrado que esto no es muy efectivo, ya que los pasos de trabajo son demasiado distintos:
Se recomienda cumplir con esa tarea estándar de la biblioteca a nivel local.
Sin embargo sí las secciones de adquisición (todas nuestras grandes bibliotecas tienen una sección propia para esta tarea) lo tienen más fácil, desde que existen los catálogos conjuntos.
El mantenimiento de datos para la prestación solamente es racional a nivel local -en las bibliotecas universitarias podrías ser un objetivo el mantenimiento de datos conjunto junto a los datos de los estudiantes de la universidad.
No diré mucho respecto a ese tema, ya que los colegas hablarán de ello. Solamente quiero hacer incapíe en aquellos puntos que debido a amargas experiencias me parecen imprescindibles mencionar:
• Se debería garantizar un acceso estable en línea (online) a la base de datos conjunta para el bibliotecario durante el horario de trabajo permitido (desde las 7 de la mañana hasta las 8 de la noche)
• Los tiempos de respuesta deberían cumplirse, todo lo demás es frustrante (existe la anécdota de una biblioteca antigua digital en Bremen, donde los bibliotecarios tejían sus medias delante de la pantalla para calmarse)
• El acceso al internet tiene que estar disponible las 24 horas.
Una catalogación conjunta supone que uno utilice reglas de catalogación comunes. En Bolivia este aspecto no me parece tan difícil, ya que según la documentación que tengo la mayoría de las bibliotecas utilizan RCAA (Reglas de catalogación Anglo-Americanas) y muchas Dewey. Sin embargo la documentación no me da información sobre los conocimientos de los bibliotecarios en lo que respectan las reglas de catalogación. Nosotros hacemos la diferenciación entre las bibliotecas que tienen personal con licenciatura en bibliotecología y aquellos que tienen personal formado en la misma institución. Los últimos mencionados solamente pueden emitir las así llamadas "entradas interinas", (entradas sencillas y temporales) que cualquiera del primer grupo mencionado puede o mejor dicho debe corregir. De otro modo solamente tiene el derecho de corrección aquella biblioteca que ha hecho la entrada.
Además se tiene que llegar a un acuerdo respecto a un formato común; estas son las reglas para la catalogación en pantalla. Nosotros tenemos más o menos 1000 campos de datos diferentes con diferentes requisitos. Por lo menos uno de estos formatos ya se debería aprender durante la formación de licenciatura.
La condición más importante para la cooperación es sin embargo la calificación general: uno tiene que estar dispuesto a reconocer lo que hizo el otro. Este aspecto los bibliotecarios alemanes tienen que aprender primeramente. Yo nunca he contado cuantos casos de conflicto se tuvieron que remedar en el grupo al cual pertenezco en el transcurso de los 17 años, ya que esta era una de las tareas desagradables. Uno también tiene que estar dispuesto a aceptar el trabajo elaborado por los grupos de expertos correspondientes. Así mi grupo p.ej. tenía que elaborar reglas para la catagolación de fuentes de internet, ya que las reglas nacionales todavía no habían previsto estos materiales. No siempre todos luego están de acuerdo con ello, pero tienen que participar.
La segunda calificación general - la disposición de aprender toda la vida - se espera hoy en día de todos los estudiantes y de todos los empleados de una biblioteca: la introducción a nuevas técnicas y nuevas versiones de programas y el aprendizaje de nuevas reglas.
Sin embargo la cooperación dentro de una red también tiene desventajas:
• La extrema dependencia de la técnica: si la red local colapsa, casi no se puede cumplir con ningún trabajo — a no ser que uno quiera empezar a desempolvar los libros
• Cuan más grande la red, más frecuentemente tienen que ser adquiridos paquetes de nuevas técnicas e introducidas
• La organización es más pesada, simplemente es más difícil ponerse de acuerdo entre 600 bibliotecas que entre 4 bibliotecas iniciales.Bajo ciertas circunstancias toma bastante tiempo hasta que se introduzca una ¡novación
ralamente buena, (nosotros como grupo p.ej. queremos introducir recortes en el formato Sin embargo toma un poco de tiempo hasta convencerlos a todos.)
Pese a todas las desventajas y problemas, una cooperación hoy en día es indispensable para poder cumplir con una de las tareas más importantes de las bibliotecas: el acceso de información para la población.
Muchas gracias por su atención y paciencia
Margarete Payer