Regeln zur Erfassung von Metadaten (Descriptive Cataloguing)

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Erfassung von Metadaten einer buddhistischen Schrift (Brettchenweberei, Birma 19. Jhdt.)

2. Beschreibende Elemente (Descriptive Elements)

von Margarete Payer

mailto: payer@hbi-stuttgart.de

Zitierweise / cite as:

Payer, Margarete <1942-->: Regeln zur Erfassung von Metadaten = Descriptive cataloguing. -- 2. Beschreibende Elemente (Descriptive Elements). -- Fassung vom 2004-03-17. -- URL: http://www.payer.de/metadaten/metadaten02.htm

Entwurf, erstmals veröffentlicht: 02.11.98

Überarbeitungen: 2004-03-17 [Korrekturen]; 2000-11-16; 1999-11-02

Anlass: Lehrveranstaltung Formalerschließung für den Studiengang Informationsmanagement an der HdM, Stuttgart

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Grundregeln

  1. Das Objekt muss so beschrieben werden, dass man es durch die Beschreibung wiedererkennen kann.
  2. Zur Beschreibung ist nach Möglichkeit das Objekt selbst (die Vorlage) zu benutzen. (Wichtige von außerhalb der Vorlage eingefügte Angaben sind mit eckigen Klammern zu kennzeichnen.) 
  3. Das Objekt kann aus einem oder mehreren Teilen bestehen, es kann selbständig oder unselbständig (d.h. innerhalb eines anderen Objekts) und in jeder physischen Form erschienen sein.
  4. Wenn das Objekt zu verschiedenen Ebenen gehört, ist im allgemeinen für jede Ebene jeweils eine eigene Aufnahme (eigener Datensatz) zu machen. Z.B. eine "Sammlung von Textbearbeitungsprogrammen" auf einer CD-ROM, bei der es sich um Band 1 der Reihe "Die besten Programme auf CD-ROM" handelt: es ist eine Aufnahme für die Reihe unter dem Titel "Die besten Programme auf CD-ROM" und eine Aufnahme für die CD-ROM unter dem Titel "Sammlung von Textbearbeitungsprogrammen" zu erstellen. Zusätzlich empfiehlt es sich für jedes enthaltene Programm (die unselbständigen Objekte) eine eigene Aufnahme zu machen.
  5. Die Schreibweise der Vorlage wird -- soweit möglich -- beibehalten (das gilt auch für Groß- und Kleinschreibung am Anfang eines Wortes), aber nicht, wenn alles mit Großbuchstaben oder Kapitälchen geschrieben ist.
  6. In für die Suche wichtigen Elementen dürfen Wörter nicht abgekürzt werden, und es darf nichts ausgelassen werden.

Sachtitel und Zusatz zum Sachtitel, weitere Sachtitel

Als Sachtitel (title proper) wird die sachliche Benennung eines vorliegenden Objekts bezeichnet.

Als Zusatz zum Sachtitel (other title information) werden  zum Sachtitel gehörige Erläuterungen, Erweiterungen oder Einschränkungen bezeichnet.

Weitere sachliche Benennungen eines Objekts werden als weitere Sachtitel erfasst; solche Titel in anderen Sprachen werden Paralleltitel genannt.

Aus der Vorlage übernommen wird:

Die Unterscheidung zwischen Sachtitel und seinem Zusatz ist wichtig, da unter dem Sachtitel zitiert wird.

Ist die Abgrenzung nicht deutlich ersichtlich, verwende man folgende Kriterien:

  1. grammatisch Zusammengehörendes soll möglichst nicht getrennt werden. Das gilt im allgemeinen auch, wenn Verfassername oder Körperschaftsname grammatisch unauflösbar mit dem Sachtitel verbunden sind.
  2. man ziehe die Typographie heran

Problemfälle:

  1. Fehlt bei einem Objekt ein Sachtitel, nehme man den Namen der verfassenden Person oder Körperschaft als Titel oder bilde notfalls einen fingierten Titel
  2. Hat eine Vorlage, die mehrere Objekte enthält, keinen gemeinsamen (zusammenfassenden) Titel sondern zwei oder mehr Titel, die zu den unterschiedlichen Objekten gehören, nehme man den ersten Titel als Sachtitel für die Vorlage (Sammelwerk ohne übergeordneten Titel, item lacking a collective title). Die Titel der weiteren Objekte (beigefügte Werke), die getrennte Aufnahmen erhalten, erwähne man (weiteres s. unten)

Angabe des Sachtitels bei mehrteiligen Objekten:

  1. Haben die einzelnen Teile eines mehrteiligen Objekts jeweils eigene Titel (Stücktitel), die auf einer eigenen Titelstelle (Titelseite) stehen, macht man mit diesen Titeln eine eigene Aufnahme und zusätzlich eine mit dem übergeordneten Titel (Gesamttitel).
  2. Können die Bezeichnungen der einzelnen Teile nicht für sich allein stehen bzw. ist auf der Titelstelle immer der übergeordnete Titel zusammen mit dem spezifischen Titel angegeben, mache man für jeden Teil eine eigene Aufnahme: man gebe diesen spezifischen Teil im Anschluss an den übergeordneten Sachtitel bzw. Zusatz zum übergeordneten Sachtitel an. (Diese Methode empfiehlt sich vor allem bei Internetressourcen.)
  3. Unterscheiden sich die einzelnen Teile nur durch eine Zählung oder ist die getrennte Aufnahme jedes einzelnen Teils zu aufwendig, mache man nur eine Aufnahme unter dem gemeinsamen Sachtitel (zur zusammenfassenden Angabe der Teile und der Erscheinungsjahre s. unten)

Angabe verantwortlicher Personen und Körperschaften


Bei den verantwortlichen Personen und Körperschaften ist zu unterscheiden:

Mindestens die ersten beiden Verfassernamen sind abzuschreiben. Es empfiehlt sich weitere Verfasser, beteiligte Personen und Körperschaften zu übernehmen, wenn dies etwas über das Objekt aussagt. Einleitende Wendungen in bekannten Sprachen sind zu übernehmen, ebenso eine eventuell vorhandene Affiliation bei Personennamen. Adelstitel u.ä. bei Personennamen können übernommen werden.

Angabe der Ausgabe

Bei der Ausgabebezeichnung handelt es sich um die Angabe der Auflage, des Reprints, der Version, des Standes u.ä. Solche Angaben sind aufzunehmen.

Der Wortlaut der Vorlage kann gekürzt übernommen werden. Verantwortliche Personen oder Körperschaften, die sich nur auf die vorliegende Auflage beziehen, können in dieses Element übernommen werden.

Angabe des Erscheinungsvermerks

Der Erscheinungsvermerk besteht aus: Ort : Verlag bzw. Hersteller, Jahr bzw. Datum.
Wenn statt des Verlages eine Körperschaft angegeben ist, wird diese genommen.

Bei mehreren Orten und auch mehreren Verlagen reicht es den ersten Ort und den ersten Verlag zu übernehmen, bei speziellem Bedarf kann eine bestimmte Auswahl getroffen werden z.B. zusätzlich den Ort im eigenen Land.

Ort und Verlag schreibt man in der Form der Vorlage ab.

Bei mehreren Erscheinungsjahren nehme man das jüngste aus der Vorlage.

Erscheinungsjahre in anderer Zeitrechnung sind umzurechnen.

Ist kein Erscheinungsjahr in der Vorlage genannt, muss man versuchen, das Jahr zu ermitteln oder zu schätzen [circa 1960]. (Solche Angaben setze man in eckigen Klammern.)

Das genaue Datum muss angegeben werden, wenn das Jahr allein zur Unterscheidung verschiedener Auflagen, Versionen usw. nicht ausreicht, z.B. bei Internetressourcen, Protokollnotizen.

Bei mehrteiligen Objekten, die nur eine Aufnahme unter dem zusammenfassenden Titel erhalten, wird eine zusammenfassende Angabe der Erscheinungsjahre gemacht, z.B. 1960 - 1970.

Physische Beschreibung und spezifische Materialbenennung

Es geht um die Angabe des Umfangs des Objekts, der spezifischen Materialbenennung und des technischen Systems.

Bei mehrteiligen Objekten, die nur eine Aufnahme unter dem zusammenfassenden Titel erhalten, wird eine zusammenfassende Umfangsangabe gemacht, z.B. 10 Bände, 3 CD-ROM, 100 Mikrofiche. 

Wird für jedes Teil des mehrteiligen Objekts eine eigene Aufnahme geschrieben, wird bei der Gesamtaufnahme dieses mehrteiligen Objekts die Umfangsangabe dann gemacht, wenn das Werk abgeschlossen vorliegt.

Die physische Beschreibung richtet sich nach dem Material.  Es folgt eine Auswahl:

Bei Büchern :

bis zu drei Zählungen werden angegeben. Es wird jeweils die Seitenzahl auf der letzten gezählten Seite, die noch zum Text des Buches gehört, angegeben.

An dieser Stelle kann weiterhin ein Hinweis auf Illustrationen, Karten, Begleitmaterial erfolgen z.B. XII, 330 S. : zahlr. Ill., Kt. + 2 Microfiche

Bei Videokassetten:

das technische System, die Aufzeichnungsnorm, die Spieldauer, das Format u.ä., z.B. 1 Videokassette (VHS, 97 Minuten, schwarz-weiß)

Bei CD´s:

Durchmesser (wenn von vorgegebenem Wert abweichend), Aufnahme- und/oder Wiedergabeverfahren, Spieldauer u.ä., z.B. 1 CD (DDD, 60 Minuten)

Bei Disketten:

Format, Dateiumfang u.ä., z.B. 1 Diskette (23.456 Bytes, HD)

Bei CD-ROM´s:

Durchmesser  (wenn von vorgegebenem Wert abweichend), Angabe von Farbe, Ton, Videosequenzen u.ä., z.B. 1 CD-ROM (farbig, mit Ton und Videosequenzen)

Bei Internetressourcen:

datentechnisches Format, Dateiumfang, Angabe von Bild, Ton, Videosequenzen u.ä., z.B. 1 Datei (130 KB, mit Bild und Ton); z.B. Text / HTML (vgl. die entsprechende Angabe im Dublin Core Set und vorgegebene Normierungen u.a. im SWB)

Angabe des übergeordneten Titels

Ausgehend vom vorliegenden Objekt sollte man nur die jeweils übergeordnete Vorlage angeben nicht die gesamte Hierarchie. (Also z.B. Monographie in einer Reihe, Artikel in einer Zeitschrift, Stück in einem mehrteiligen Werk, unselbständiger Teil enthalten in einem Objekt mit übergeordnetem Titel).

Mehrere übergeordnete Titel auf gleicher Ebene werden je für sich angegeben. Also bei einer Monographie, die zu zwei Schriftenreihen gehört, z.B. (Herderbücherei ; Band 34) (Reihe Initiative ; Band 2)

Eine vorliegende Zählung wird übernommen.

Die Angabe des übergeordneten Titels erfolgt in runden Klammern.

Angabe von untergeordneten und/oder beigefügten Teilen

Es handelt sich um Angaben bei der Aufnahme von Objekten, die einen übergeordneten (zusammenfassenden) Titel bzw. keinen zusammenfassenden Titel für mehrere Objekte haben:

  1. Das Objekt (selbständiges Werk z.B.  Musik-CD, CD-ROM) besteht aus mehreren Einzelwerken und hat einen zusammenfassenden Titel: Die Titel der einzelnen Objekte (enthaltene Werke) werden angegeben (und mit der Aufnahme des Teils verknüpft), eingeleitet mit "Enthält:" (Z.B.: Enthält: Network Resource Guide). Bei der Aufnahme des enthaltenen Werkes wird der übergeordnete Titel in runden Klammern angegeben (s. oben).

    Handelt es sich aber um die Aufnahme eines mehrteiligen Werkes mit zusammenfassendem Titel, für das Stücktitel gemacht werden, gebe man die Bandzählung und den Band (Teil) möglichst mit Teiltitel an. Das gilt auch für die Aufnahme einer Schriftenreihe

  2. Das Objekt hat keinen zusammenfassenden Titel: Die Titel der einzelnen Objekte (beigefügte Werke) werden angegeben (und mit der Aufnahme des Teils verknüpft), eingeleitet mit "Mit:". Bei der Aufnahme des beigefügten Werkes sollte -- ebenfalls eingeleitet durch "Mit:" -- mit dem Titel des ersten Objekts verknüpft werden.

Angabe von zugewiesenen Nummern

Es werden alle genormten Nummern der Vorlage übernommen u.a.:

Zusätzliche Angaben (Fußnoten, Notes)

In diesem Bereich kann man zusätzlich Erläuterungen - auch von außerhalb der Vorlage - angeben, die zur Information wichtig sind:

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