Regeln zur Erfassung von Metadaten (Descriptive Cataloguing)

Erfassung von Metadaten einer buddhistischen Schrift (Brettchenweberei, Birma 19. Jhdt.)

3. Zugangspunkte und ihre Normierung (access points, organizing elements)

von Margarete Payer

mailto: payer@hbi-stuttgart.de

Zitierweise / cite as:

Payer, Margarete <1942-->: Regeln zur Erfassung von Metadaten = Descriptive cataloguing. -- 3. Zugangspunkte und ihre Normierung (access points, organizing elements). -- Fassung vom 2004-03-17. -- URL: http://www.payer.de/metadaten/metadaten03.htm

Entwurf, erstmals veröffentlicht: 02.11.98

Überarbeitungen: 2004-03-17 [Korrekturen];.2000-11-16; 1999-11-02

Anlass: Lehrveranstaltung Formalerschließung für den Studiengang Informationsmanagement an der HdM, Stuttgart

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Sachtitel und Zusätze, weitere Sachtitel

Es ist immer der Zugang über den für das Objekt wesentlichen Sachtitel (Hauptsachtitel) zu gewährleisten. Unter weiteren Sachtiteln bzw. Sachtitelteilen können weitere Zugänge angeboten werden.

Für die Aufbereitung ist zu beachten:

• der Sachtitel sollte exakt d.h. streng nach Vorlage suchbar sein (Phrasensuche, Stringsuche)
• der erste bestimmte und unbestimmte Artikel soll für eine Ordnung der Sachtitel keine Rolle spielen, d.h. beim Erfassen ist darauf zu achten, dass dieses Element nicht mit sortiert (z.B. mittels Übergehungszeichen). Die Alphabetische Ordnung benötigt man für die Browse-Funktion.
• eine Stichwortsuche im vorliegenden Titel sollte gewährleistet sein, damit man den Titel auch findet, wenn man sich nicht den ganzen Titel gemerkt hat, bzw. wenn Elemente im Titel sind, die für die Suche schwierig aufzubereiten sind (z.B. chemische Formeln). Bei einer automatischen Indexierung ist zu überlegen, ob man Stoppworte festlegt
• beim Zusatz zum Sachtitel reicht es aus, wenn er unter Stichworten gesucht werden kann
• weitere Stichworte, die zusätzlich angegeben werden, sollten ermöglicht werden, das gilt insbesondere bei schwankender oder nicht eindeutiger Schreibung, bei Druck- und Schreibfehlern. vgl. das Problem des Kompositums. Wenn weder das Einspielen eines Wörterbuches noch eine phonetische Suche geplant ist, müsste man über zusätzliche Stichworte die unterschiedlichen Schreibweisen des englischen und amerikanischen Englisch bzw. die der deutschen Rechtschreibereform abdecken (behavior neben behaviour)
• Paralleltitel und weitere Sachtitel behandele man wie den Hauptsachtitel

Originaltitel

Im allgemeinen ist der Originaltitel der Sachtitel der ersten Ausgabe eines Werkes in der Originalsprache. 

Ein Originaltitel, den man ermittelt hat, ist in jedem Fall anzugeben, und er ist wie ein Sachtitel aufzubereiten. 

Der Anlass

In folgenden Fällen ist der Anlass für eine Schrift für die Suche aufzubereiten (Die Angabe eines Anlasses findet sich oft im Sachtitel oder im Zusatz):

1. Festschrift für Personen und Körperschaften: eine solche Festschrift soll suchbar sein unter dem Namen des Gefeierten bzw. der gefeierten Körperschaft und der Angabe "Festschrift" [Festschrift Max Müller]
2. Veranstaltungen (Kongresse, Tagungen, Symposien u.ä.) müssen suchbar sein unter: Name des Kongresses mit eventueller Zählung, Jahr, Veranstaltungsort; unter abweichenden Namen (insbesondere Namen in anderen Sprachen bei internationalen Kongressen). Da der Kunde sich den Namen einer Veranstaltung nicht unbedingt merkt, muss es möglich sein, unter dem Veranstaltungsort und/oder Jahr zu suchen.
3. Ausstellungen müssen suchbar sein unter dem Thema der Ausstellung mit eventueller Zählung, Jahr, Veranstaltungsort. Aber auch z.B. bei Ausstellungen der Werke eines Künstlers unter dem Namen dieses Künstlers.

Verantwortliche Personen

Mindestens unter dem ersten Verfasser und/oder dem ersten Herausgeber ist der Zugang zu gewährleisten. Wie weit weitere Personen auch mit unterschiedlichen Funktionen nachgewiesen werden, hängt von den Bedürfnissen der Institution ab. In einem Forschungsinstitut kann es z.B. durchaus sinnvoll sein, dass alle an einem Report beteiligten Personen nachgewiesen werden sollen.

Je nach Bedarf kann man die Personen nach ihren Funktionen unterscheiden, z.B. Hrsg., Illustrator u.ä.

Personennamen sind zu normieren, d.h. pro Person muss eine eindeutige Namensform festgelegt werden, damit man die Schriften einer Person zusammen finden kann. Abweichende Namensformen müssen mit der gewählten Namensform verknüpft werden. Es empfiehlt sich für die Normierung der Namen vorhandene Normdateien zu nutzen, z.B. PND.

Grundregel für die Normierung: Liegen mehrere Namen oder Namensformen für dieselbe Person vor, wird sie unter dem von ihr selbst am häufigsten gebrauchten Namen bzw. der am häufigsten gebrauchten Form normiert, im Zweifelsfall unter dem zuerst vorliegenden Namen und in der zuerst vorliegenden Form. Welchen Namen bzw. welche Namensform eine Person am häufigsten gebraucht, sollte man in den originalsprachigen Ausgaben ihrer Werke feststellen. Ist das nicht möglich oder nicht eindeutig, behandele man den Namen so, wie es in dem Land üblich ist, in dem die Person Staatsbürger ist. Zur Unterscheidung gleichnamiger Personen verwende man möglichst Lebensdaten.

Bei modernen Familiennamen in Staaten mit europäischen Sprachen können folgende Probleme auftreten:

1. Familiennamen mit Präfixen und Konjunktionen (Problem: sollen diese Präfixe und Konjunktionen zum Familiennamen gezogen werden?)
   • in Staaten mit deutscher Sprache ist folgendes üblich: Es ist zu unterscheiden zwischen Präposition und Artikel einerseits und einer Verschmelzung von Präposition und Artikel andrerseits.
     • Geht dem Familienname Präposition und Artikel (an, auf, aus, in, von, zu, auf der usw.) unverschmolzen voraus, und seine Herkunft ist aus einer germanischen Sprache, werden Präposition und Artikel nicht zum Familiennamen gezogen und beim alphabetischen Ordnen nicht beachtet, z.B. Müller, Otto von. Handelt es sich allerdings um Namen mit Artikel romanischen Ursprungs, ist dieser Artikel zum Familiennamen zu ziehen, z.B. Vorlageform: Gertrud von le Fort wird behandelt als: Le Fort, Gertrud von auch in der Schreibweise LeFort, Gertrud von
     • Eine Verschmelzung von Präposition und Artikel (am, auf´m, im, vom, zum, zur usw.) wird dagegen zum Familiennamen gezogen, z.B. Vorlage Erich zur Mühlen wird behandelt als: Zur Mühlen, Erich. Bei der Aufbereitung ist darauf zu achten, dass solche Namen unter Zur Mühlen und Mühlen gesucht werden können, da auch Träger solcher Namen das unterschiedlich handhaben (vgl. Telefonbuch)
   • in Staaten mit englischer Sprache : Präfixe und Artikel sind zum Familiennamen zu ziehen: z.B. Vorlageform Henry von der Heyd wird behandelt als: Von der Heyd, Henry
2. Familiennamen mit Verwandtschaftsbezeichnungen
   • Verwandtschaftsbezeichnungen werden stets zum Familiennamen gezogen, z.B. Henry Mac Donald

Verantwortliche Körperschaften

Mindestens unter der ersten Körperschaft, die Verfasser ist, bzw. unter der ersten Körperschaft, die Herausgeber ist, ist der Zugang zu gewährleisten.

Wie bei Personen sind die Körperschaftsnamen zu normieren und abweichende Namensformen zu verknüpfen. Man verwende nach Möglichkeit die Gemeinsame Körperschaftsdatei -- GKD oder, wenn englische Ansetzungen gewünscht sind, die Authority List der Library of Congress. Kann man auf eine solche Normdatei nicht zurückgreifen bzw. ist die gewünschte Körperschaft noch nicht in dieser Datei, sind folgende Regeln zu beachten (passend zur Gemeinsamen Körperschaftsdatei).

Grundregel der Normierung: Körperschaften sind nach Möglichkeit unter ihrem offiziellen Namen zu normieren. Dabei treten u.a. folgende Probleme auf:

1. Kurzformen sollten nicht für die Ansetzung verwendet werden
   • DGD unter Deutsche Gesellschaft für Dokumentation
2. Gibt es mehrere offizielle Namen insbesondere bei internationalen Körperschaften, nehme man bei internationalen Körperschaften, die einen offiziellen Namen in englischer Sprache haben, den englischen Namen sonst den deutschen
   • Vorlage: Schweizerische Vereinigung für Dokumentation, Association Suisse de Documentation, Associazione Svizzera di Documentazione unter Schweizerische Vereinigung für Dokumentation
3. Ändert sich der Name der Körperschaft, verknüpfe man zum früheren bzw. späteren Namen der Körperschaft
4. Zur Unterscheidung gleichnamiger Körperschaften verwende man Ordnungshilfen: bei Körperschaften, die fest mit einem Ort verbunden sind, nehme man den Namen des Ortes als Ordnungshilfe
   • Bayerische Akademie der Wissenschaften <München>
5. Gehören zu einer Körperschaft untergeordnete Abteilungen, werden diese getrennt angesetzt, wenn der Name der untergeordneten Abteilung für sich allein bestehen kann
   • Vorlage: Institut für Milchverwertung der Bundesanstalt für Milchforschung Kiel wird behandelt als Institut für Milchverwertung <Kiel>
6. Gehören zu einer Körperschaft untergeordnete Abteilungen, deren Benennung nicht ausreicht, muss die untergeordnete Körperschaft als Teil der übergeordneten angesetzt werden
   • Österreichische Akademie der Wissenschaften <Wien> / Arabische Kommission

Der Erscheinungsort

Sollte man eine Suche unter den Erscheinungsorten benötigen, sind diese Orte in einer normierten Form (zusätzlich zu der Vorlageform) anzugeben. Für die Normierung benutze man die Gemeinsame Körperschaftsdatei bzw. die Regeln zur Normierung von Körperschaften.

Bei Bedarf kann das Land zusätzlich angegeben werden. Am besten benutzt man dazu den Ländercode nach DIN/ISO 3166

Das Erscheinungsjahr

Das Jahr bzw. genaue Datum muss in jedem Fall in vierstelliger suchfähiger Form in unserer Zeitrechnung angegeben werden.

Bei Objekten, die sehr häufig aktualisiert werden oder werden könnten (z.B. Internetressourcen) oder die auf Grund des Datums gesucht werden (Gesprächsnotizen u.a.), gebe man das Datum in normierter Form an:  JJJJ-MM-TT

Nummernangabe

Sämtliche in der Vorlage vorhandenen Nummern (ISBN, ISSN, Report number usw.) sind für die Suche aufzubereiten.

Sprache der Vorlage

Für die Angabe der Sprache der Vorlage ist eine normierte Liste zu benutzen. Es wird empfohlen die entsprechende ISO- oder/und DIN-Liste zu benutzen. Im allgemeinen sind alle Sprachen der Vorlage aufzuführen.

Beispiele für wichtige Sprachen aus dem ISO Alpha-2 Code (ISO/CD 639-1), teilweise gefolgt von den Angaben aus dem Alpha-3 code (ISO 639-2):

Im allgemeinen dürfte der zweistellige Code ausreichen. Handelt es sich allerdings um einen sehr großen Bestand und/oder einen Bestand mit sehr speziellen Sprachen (z.B. Dokumentationsstelle für Südasien) wird man den dreistelligen Code benötigen, da in diesem auch Sprachstufen beachtet werden.

Gattung samt Allgemeine Materialbenennung (GMD -- General material designation) 

Vor allem um eine Suche einzugrenzen, ist es sehr wichtig, eine allgemeine Materialbenennung (GMD -- General material designation) anzugeben. Dazu bilde man eine normierte Liste solcher Benennungen.

Vorschlag u.a.:

• Druckmaterial
• Karte (cartographic material, map)
• Computerdatei (computer file) - elektronische Ressource
• Tonträger (sound recording)
• Mikroform (microform)
• Bildtonträger (videorecording)
• Medienkombination (multimedia, kit)

(die deutschen Benennungen stammen zum Teil aus RAK-NBM, die englischen aus den AACR2, jeweils die englische und die amerikanische Benennung).

Wenn das vorliegende Objekt einer eindeutigen anderen Gattung zugeordnet werden kann und nicht innerhalb der inhaltlichen Erschließung (z.B. mit Hilfe eines Formschlagworts) schon Gattungsbegriffe vergeben werden, empfiehlt es sich die Gattung anzugeben. Dazu ist dann aber eine Normliste zu erstellen.

Vorschlag:

Artikel, Aufsatzsammlung, Bilddatenbank, Handbuch, Homepage, Lehrbuch, Lexikon, Norm, Programm, Skript, statistische Datenbank, Werkausgabe (d.h. es handelt sich um die Ausgabe der gesammelten Werke eines Verfassers), Wörterbuch, Zeitschrift, Zeitung usw.

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